Rejon Eksploatacji Budynków

Rejon Eksploatacji Budynków Miejskiego Przedsiębiorstwa Gospodarki Mieszkaniowej Spółka z o.o. jest komórką powołaną do wykonywania w terenie funkcji administrowania, prowadzenia drobnych prac konserwacyjnych oraz kompleksowej obsługi lokatorów. Zasadniczym jego celem jest maksymalne zadowolenie klienta, a w tym współpraca z mieszkańcami w celu lepszego poznania ich potrzeb, oczekiwań oraz bezpośredniego rozwiązywania problemów w tym zakresie. Praca dostosowana jest do najwyższych standardów europejskich, czego dowodem jest otrzymanie Certyfikatu Systemu Zarządzania Jakością w zakresie zarządzania i administrowania nieruchomościami – ISO 9001:2000.

Główne obszary działalności rejonów to:

• Obsługa administracyjno-księgowa obiektów, obejmuje prowadzenie imiennych kartotek finansowych, prowadzenie wykazu lokali  i najemców oraz weryfikację stanu faktycznego w oparciu o informację pozyskiwaną z Wydziału Spraw Obywatelskich UM w Rudzie Śląskiej. Obsługa administracyjno-księgowa obejmuje głównie czynności związane z naliczaniem opłat eksploatacyjnych, świadczeń w najmowanych lokalach, zgodnie z treścią zawieranych umów oraz dokonywanie zmian w naliczeniach stosownie do zaistniałych okoliczności  (np. zmiana ilości osób zamieszkujących w lokalu, zmiana powierzchni użytkowej lokalu, zmiana ceny itp.)  Należy zaznaczyć, że w celu ułatwienia dokonywania płatności przez mieszkańców na każdym rejonie usytuowana jest kasa. Wszelkie dokonywane tam wpłaty nie są obciążane dodatkowymi kosztami. W ramach obsługi administracyjno-księgowej przeprowadzane są również odczyty wodomierzy zainstalowanych w budynkach i lokalach ich ewidencja oraz okresowe rozliczanie zużycia zimnej i ciepłej wody. Dodatkowo w ramach tych czynności przeprowadzane są rutynowe kontrole sprawności instalacji wodno-kanalizacyjnej zarówno w budynkach jak i lokalach mieszkalnych. W ramach usług administracyjno-księgowych każdy z mieszkańców na miejscu może uzyskać pełną informację w zakresie swojego lokalu mieszkalnego, w tym między innymi o stanie kartoteki finansowej, wymiarze opłat, o możliwości otrzymania dodatku mieszkaniowego czy rozliczeniu zużycia mediów. Wydawane są również na prośbę lokatora zaświadczenia meldunkowe oraz wnioski niezbędne w trakcie starania się o przyznanie dodatku mieszkaniowego.
   
• Windykacja należności, której podstawowym zadaniem jest monitorowanie terminowości dokonywanych przez mieszkańców opłat związanych z najmowanym lokalem, dyscyplinowanie dłużników za pomocą upomnień oraz wezwań do zapłaty w tym także dochodzenie należności na drodze sądowej. Należy zaznaczyć, że osoby znajdujące się w trudnej sytuacji finansowej, a chcące z nami współpracować, mogą liczyć na pomoc w formie rozłożenia zaległości na dogodne raty.
   
• Utrzymanie porządku i czystości, jest to obszar tej działalności rejonu, który polega na podejmowaniu wszelkich działań zmierzających do zapewnienia bieżącej obsługi budynku i otoczenia w zakresie utrzymania czystości i porządku. Główne działania w tym obszarze to kontrola nad sprzątaniem terenu zewnętrznego, klatek schodowych, strychów, korytarzy piwnicznych oraz pomieszczeń gospodarczych a także urządzanie, utrzymanie oraz pielęgnacja terenów zielonych.
  Ponadto przeprowadzane są przeglądy okresowe obejmujące sprawdzenie stanu szyb w oknach piwnicznych i na klatkach schodowych, drzwi wejściowych do budynku, stanu zabezpieczenia przed przemarzaniem instalacji wodno-kanalizacyjnej, oświetlenia wejść do klatek schodowych i korytarzy piwnicznych oraz kontrola placów zabaw. Pracownik rejonu czuwa nad harmonogramem wywozu nieczystości oraz zleca wywóz gabarytów. W okresach zimowych zadania te poszerza się o kontrolę stanu nawierzchni chodników, usuwanie śniegu, sopli, posypywanie piaskiem i skuwanie lodu.
   
• Techniczna obsługa nieruchomości jest to najszerszy obszar działalności wszystkich rejonów, wśród wielu zadań im powierzonych, do najważniejszych zaliczyć należy:
  • Zapewnienie okresowych kontroli instalacji gazowej, które obejmują między innymi sprawdzanie dostępu do zaworów wraz z ich szczelnością, sprawdzanie stężenia gazu we wnękach gazomierzowych, sprawdzanie szczelności połączeń i stanu gazomierza, sprawdzanie stanu urządzeń gazowych w lokalach mieszkalnych i prawidłowości ich działania.
  • Dokonywanie okresowych przeglądów instalacji elektrycznych budynków i ich lokali.
  • Nadzór nad terminowością wykonywanych przez firmy obce okresowych kontroli sprawności wentylacji oraz stanu przewodów kominowych.
  • Sprawdzanie i określanie szkód powstałych w następstwie awarii i zdarzeń losowych oraz potwierdzanie tych zdarzeń przy realizacji odszkodowań.
  • Drobne prace konserwacyjne (ślusarskie, dekarskie, malarskie, prace porządkowe po remontach itp.).
  • Sporządzanie protokołów w przypadku zdawania/ przejmowania lokali.
  • Organizowanie i prowadzenie zebrań właścicieli lokali mieszkalnych i użytkowych, obejmujące uchwalanie rocznego planu gospodarczego, w tym ustalanie wysokości zaliczki na koszty zarządu nieruchomością wspólną na dany rok, przedstawienie rocznego sprawozdania oraz protokołowanie, zbieranie i liczenie głosów.
  • Organizowanie dyżurów, przyjmowanie interesantów oraz zgłoszeń telefonicznych.
  • Wykonywanie innych, nie wyszczególnionych czynności.

Ważnym elementem pracy rejonów w zakresie obsługi technicznej jest również prowadzenie dokumentacji technicznej wszystkich administrowanych nieruchomości w tym także książki obiektu budowlanego zgodnie z wymogami prawa budowlanego a przede  wszystkim  nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem budynków zgodnie z przepisami prawa, tzn. zachowanie ciągłości i ważności protokołów przeglądu instalacji gazowej, przeglądów kominiarskich, elektrycznych, nadzorowanie bezpośrednich wykonawców, którym zlecono świadczenie usług w obrębie nieruchomości.

Ponadto do zadań rejonu należy prowadzenie bieżącej ewidencji zgłoszeń konserwacyjnych i terminu ich realizacji, usuwanie awarii oraz ich skutków a także wsparcie techniczne przy odbiorze prac remontowych. W sprawach technicznych przyjmowane są zgłoszenia i uwagi mieszkańców, które realizowane są na bieżąco, zarówno przez ekipy własne jak i firmy obce.

Poza czynnościami związanymi z szeroko rozumianą obsługą najemców, pracownicy rejonu prowadzą ewidencję danych oraz ich bieżącą analizę. Całość zgromadzonych w systemie danych stanowi dla całego przedsiębiorstwa, a pośrednio dla najemców kluczową informację odnośnie zajmowanych zasobów, powierzchni, należności itp.